windream Basis – Enterprise Content Management

Dokumentenmanagement geht auch einfach!

Kunde

Inneneinrichtung und Ausstattung von Booten und Yachten. 

 

Projektumfeld

Der Kunde ist in der Schiffbau-Industrie tätig. Er konzipiert und gestaltet für Superyachten und exklusive Residenzen maßgeschneiderte und auf Kundenwunsch angepasste Interieur-Lösungen. Der Kunde ist Experte in Sachen Interieur auf Schiffen, Booten und Yachten.

Die Mitarbeiter arbeiten überwiegend mit CAD-Anwendungen, Word, Excel und diversen anderen Dokumenttypen. Der Kunde wünscht sich eine Verschlagwortung der angelegten oder bereits bestehenden Dateien, sei es zur einfachen Rechnung oder zur komplexen CAD-Grafik.

 

Ziel

Ziel dieses Projektes ist es, mit Hilfe des professionellen DMS/ ECM-Systems „windream“, mittels Dokumenten-Archivierung interne Prozesse effizienter zu gestalten. Mit windream kann der Kunde jedes verfügbare Dokument verschlagworten. Eine effiziente und komfortable Suche nach einer bestimmten Datei, Anlage oder einem Dokument ist somit jederzeit gewährleistet. Der Kunde spart nicht nur die Zeit für langes Suchen und das Recherchieren von archivierten Dokumenten ein, sondern bannt auch zeitgleich die Gefahr, dass Aufmaße, Skizzen oder Notizen einer Projektierung verloren gehen.

 

Durchführung

Beim Kunden vor-Ort gab es keine wirkliche Server-/Client-Umgebung, sodass im Zuge der Einführung von „windream“ auch eine windowsbasierende virtualisierte Serverlandschaft Einzug hielt. Getreu dem Motto „alles aus einer Hand“, wurden im Vorfeld wichtige Faktoren für den Einsatz eines ECM durch media-service Techniker in Kommunikation mit dem Kunden eruiert und festgehalten.

Ergebnis ist eine maßgeschneiderte, auf Windows basierende, Server-/Clientlösung und das ECM-System „windream“. Im weiteren Projektverlauf wurden alle internen Prozesse des Kunden ermittelt, mit „windream“ aufgezeichnet und umgesetzt.

Automatische Verschlagwortung von Dokumenten, E-Mails und CAD-Zeichnungen verringern die Suchzeit der Mitarbeiter um einiges an wertvoller Zeit.

 

Fazit

media-service consulting & solutions GmbH und der Referenzkunde bauen die vertrauensvolle Zusammenarbeit weiter aus. Gemeinsam denkt man derzeit über Folgeprojekte nach, um die ECM-Lösung für den Kunden noch enger mit den Unternehmensprozessen zu verzahnen, was mittelfristig deutliche Effizienzsteigerungen für den weiteren Geschäftsalltag des Kunden bedeutet. Folgeschulungen und weitere administrative Einstellungen sind bereits geplant.

 
 
 
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