Wichtiges zum Thema: Gesetzliche Pflicht der E-Mail-Archivierung

08.02.2017

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung - basierende Gesetzgebung

E-Mail-Archivierung - Handeln Sie jetzt!

Bin ich eigentlich auch betroffen?! Wenn im Unternehmen E-Mails mit kaufmännischen Inhalten (Rechnungen, Angebotsannahmen, Zahlungserinnerungen, etc.) eingesetzt werden, muss seit dem 01. Januar 2017 gewährleistet sein, dass der ein- und ausgehende E-Mail-Verkehr revisionssicher und jederzeit abrufbar archiviert wird. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhin stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten E-Mail-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können.

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht bringt die E-Mail-Archivierung weitere Vorteile mit sich: 

  • Deutliche Entlastung der bestehenden Mailserversysteme, da sich archivierte Mails nicht mehr auf dem Mailserver, sondern im Archiv befinden. Daraus resultiert ein bis zu 60% schnelleres Mailserversystem.
  • Schutz vor Datendiebstahl und elektronischem Vandalismus: Daten die einmal archiviert sind kann niemand mehr löschen!
  • Einfacheres Auffinden von Mails durch eine existente Volltextsuche, auch in Anhängen.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) konkretisieren die Anforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Das heißt konkret: Jeder, der elektronische Systeme in irgendeiner Form betrieblich nutzt, die entsprechende Daten liefern, die unter anderem für die Finanzbuchhaltung relevant sind, ist davon betroffen. Dazu zählen elektronische Kassen- und Warenwirtschaftssysteme sowie Archiv- und Datenmanagementsysteme.

 

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