windream GmbH auf der DMS Expo 2014

Outlook aufgebohrt: ECM-Integration in E-Mail-Anwendung

Erstmals präsentierte der Bochumer Software-Anbieter auf der DMS EXPO seine vollständige Integration des ECM-Systems windream in die Benutzeroberfläche des E-Mail-Clients Microsoft Outlook. Die Integration der ECM-Funktionen erfolgt direkt über die Outlook-Ordnerstrukturen. Die hier standardmäßig angezeigten Postfächer werden im Rahmen der windream-Integration um weitere Ordnereinträge ergänzt, über die windream-Anwender direkt auf den Dokumentbestand ihres windream ECM-Systems zugreifen können.

Auch die Dokument-Vorschau wurde in Outlook integriert, sodass es Anwendern möglich ist, ein beliebiges Dokument direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu öffnen und zu lesen. In Outlook erfasste E-Mails lassen sich nun bequem und einfach per Drag & Drop innerhalb der Outlook-Oberfläche in das windream ECM-System verschieben und dort revisionssicher archivieren. Zudem unterstützt die Outlook-Integration die virtuelle Aktenansicht „My windream“, die es Anwendern ermöglicht, ihre ganz individuellen Sichten auf Dokumentbestände zu organisieren und virtuell abzubilden, ohne dabei die tatsächlichen Ordner- und Dokumentstrukturen in windream zu verändern.

Die Suche nach Dokumenten erfolgt ebenfalls in Outlook. Anwender, die in Outlook im Dokumentbestand ihres windream-Systems recherchieren, müssen nur einen individuellen Suchbegriff in das zentrale Suchfeld eingeben, um anschließend eine Trefferliste zu erhalten. Zusätzlich können auch eigene Suchprofile verknüpft und innerhalb der windream-Integration in Outlook angezeigt werden. Dieser Prozess erfolgt auf die gleiche Art und Weise wie eine Outlook-Suche nach E-Mails. Typische ECM-Funktionen werden – wie in windream üblich – auch in Outlook über die Befehle des erweiterten windream-Kontextmenüs ausgeführt.

Generell besteht der entscheidende Vorteil der Outlook-Integration für windream- beziehungsweise Outlook-Anwender darin, dass sich ECM-Aufgaben direkt aus dem bekanntesten und mit Abstand am weitesten verbreiteten E-Mail-Programm heraus starten und ausführen lassen, ohne die gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.  

Komplett neu entwickelt: windream Imaging

Mit windream Imaging 6 bringt die windream GmbH eine komplett neu entwickelte Variante der eigenen Dokumenterfassungssoftware auf den Markt. Dieses kurz vor der Messe freigegebene Major-Release arbeitet nun mit ABBYY-Technologie und beinhaltet standardmäßig die sehr leistungsstarke ABBYY-OCR. Dabei sind neben den gewohnten PDF- und TIFF-Importen auch weitere Bildformate als Quelle nutzbar. Das Einscannen von Papierbelegen erfolgt über eine TWAIN-Schnittstelle, die Software arbeitet also mit den meisten handelsüblichen Scannern. Zudem kann der Anwender bei dieser windream-Erweiterung eigene Profile mit vielfältigen Möglichkeiten hinsichtlich Import, Indexierung und Ablage konfigurieren. Bestandskunden, die einen Gold-Wartungsvertrag abgeschlossen haben und windream Imaging in der bisherigen Version einsetzen, können kostenlos auf die neue Version upgraden, obwohl es sich um eine vollständige Neuentwicklung handelt. Dabei werden auch die notwendigen ABBYY-Lizenzen von der windream GmbH bereitgestellt.

Neu im Portfolio: Der windream Application Connector

Der windream Application Connector ermöglicht es windream-Anwendern, im ECM-System abgelegte Dokumente ohne programmiertechnische Anpassung aus einer Fachanwendung direkt aufzurufen und die Dokumente aus der jeweiligen Anwendung heraus zu sichten. Das Öffnen der Dokumente erfolgt über definierte Tastaturbefehle, sogenannte Hotkeys.

Tastaturbefehle lassen sich mit dem windream Application Connector individuell festlegen. Dadurch ermöglicht es der Connector, windream-Dokumente schnell und ohne jeglichen Zeitverlust aufzurufen. Eine manuelle Suche nach Dokumenten wird somit überflüssig.

So können beispielsweise Mitarbeiter in der Buchhaltung nach Aufruf eines Buchungssatzes sofort alle mit dem jeweiligen Buchungssatz verbundenen Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen sichten, ohne dafür die eingesetzte Fachapplikation verlassen zu müssen. Auch zu Reisekostenabrechnungen – um ein weiteres Beispiel zu nennen – lassen sich die verknüpften Dokumente wie Quittungen und andere Belege aufrufen. Auf diese Art können beliebige Fachanwendungen, insbesondere aber ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungssysteme, mit dem windream Application Connector kooperieren.

Weitere Lösungen im Live-Einsatz

Neben der Outlook-Integration, windream Imaging und dem Application Connector stellte die windream GmbH weitere ECM-Produkte aus ihrem Portfolio vor. Dazu zählte auch die aktuelle Version des Workflow-Systems „windream BPM“. Außerdem war auf der DMS EXPO als Preview auf das kommende Major-Release auch Elemente der erneuerten Suche und der nächsten Version von windream DocView zu sehen. (Quelle: windream GmbH)