Ein ECM-System hat den Prozessen des Unternehmens zu folgen und nicht umgekehrt!

19.07.2017

Die ERP-News-Redaktion, unter der Leitung von Matthias Weber, hat mit Oliver Weickum, Geschäftsführer, media-service consulting & solutions GmbH, ein Interview zum Thema „DMS & ECM durchgeführt. Das ERP-Interview liefert spannende Einblicke in die moderne Dokumenten- und Content-Verwaltung. Auf unsere 5 Fragen zum Thema DMS & ECM gibt uns Oliver Weickum, Geschäftsführer, media-service consulting & solutions GmbH, Antworten.

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5 Fragen an media-service zum Thema Dokumenten-Management:

Welchen Nutzen sehen Sie im Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management (ECM)?

Oliver Weickum: Heutzutage immer auf dem Laufenden zu bleiben, was die gesetzlichen Anforderungen an den täglichen geschäftlichen Umgang mit aller Art von Dokumenten angeht, ist wahrlich eine Herausforderung. ECM hilft den Firmen sich besser zu organisieren, schützt vor menschlichen Fehlern und verkürzt die Zeit, die man mit der Suche nach Dokumenten verbringt.

Filtermöglichkeiten wie Dokumententyp, Zeitraum oder Mandant grenzen die Ergebnisse einer Volltextsuche zeitgewinnend ein. Hohe Datensicherheit ist beispielsweise durch die Möglichkeit Dateien als unveränderbar zu kennzeichnen gegeben. Dateien werden strukturiert in digitalen Kundenakten abgelegt. Der gesetzlich geforderte jederzeitige Zugriff auf die archivierten Dokumente ist einfach realisierbar. ECM macht mir das Arbeitsleben also ein kleines bisschen einfacher und bewahrt mich vor Fehlern.

Frage 2: Wie wichtig sind im Moment Workflows und Compliance-Anforderungen in DMS- und ECM-Projekten?

Oliver Weickum: Beide sind enorm wichtig und werden in Zukunft sogar noch wichtiger werden. Mit Workflows wird den Unternehmen ein mächtiges Tool zur Automatisierung von Prozessen an die Hand gegeben. Die Einsatzbereiche sind vielseitig. Genehmigungsprozesse bei Eingangsrechnungen oder Urlaubs-Anträgen sind zwei mögliche Beispiele. Dies geht so weit das man Kleinst-Rechnungen automatisch vom System bezahlen lassen könnte und hinterher nur noch eine Zusammenfassung zur Prüfung erhält.

Vorgaben und Standards, denen die Unternehmen zu folgen haben, werden immer mehr und komplizierter und es ist nicht abzusehen, dass sich das in Zukunft ändern wird – ganz im Gegenteil. Man kann hier nur allzu leicht sie Übersicht verlieren. Fehler scheinen daher vorprogrammiert. Eine gute ECM-Software unterstützt Sie aktiv in der Regelkonformität (Compliance) und schützt Sie als Unternehmen und auch die einzelnen Mitarbeiter vor Gesetzes- und Regelverstößen und daraufhin vor Strafverfolgung.

Frage 3: Welche anderen EDV-Systeme sollten Ihrer Ansicht nach mit der DMS- / ECM-Lösung verbunden sein? Und warum?

Oliver Weickum: Die kurze Antwort auf diese Frage ist: Am besten alle. Nach unserer Auffassung stellt ein DMS idealerweise eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche Dokumente, welche im Unternehmen anfallen, dar. Angebote, Rechnungen, Briefe, Verträge, Prospekte, etc. Wenn sichergestellt ist, dass die Dokumente unabhängig von der Software, mit der sie erstellt wurden, im DMS bzw. ECM archiviert werden, dann werde ich auch immer auf Anhieb finden, was ich suche.

Frage 4: Auf was sollte man Ihrer Meinung nach bei der DMS- / ECM-Lösung achten?

Oliver Weickum: Benutzerfreundlichkeit. Ob ein DMS ein Erfolg im Unternehmen wird, steht und fällt mit der Akzeptanz der Benutzer. Das bedeutet, ein neues System muss vor allem einfach und intuitiv in der Bedienung sein. Nur wenn der User sich und seine Arbeitsweise wiederfindet ist ein Erfolg garantiert und die Investition gesichert.

Es liegt in der Natur des Menschen, sich die Arbeit erleichtern zu wollen. Wenn also ein System als zu umständlich in der Bedienung empfunden wird, dann sucht man sich einen Weg um das System herum. Das Resultat ist, dass die beste Software nicht genutzt wird – weil der User, überspitzt gesagt, drei Klicks zu viel machen muss.

Frage 5: In welchen Schritten würden Sie eine DMS- / ECM-Lösung in einem Unternehmen einführen?

Oliver Weickum: Ein DMS-Projekt teilt sich bei uns klassischerweise in drei Abschnitte auf. Als erstes wird mit der revisionssicheren Archivierung der E-Mail sozusagen der Grundstein gelegt. Als nächstes macht man sich daran, die individuellen Dokumententypen, die in einem Unternehmen aufkommen zu definieren und im System abzubilden. Ganz als letztes, weil auch am aufwendigsten werden Prozesse automatisiert.

Generell gilt:

Ein ECM-System hat den Prozessen des Unternehmens zu folgen und nicht umgekehrt! Ein intuitives, im Idealfall tief ins Betriebssystem verankertes, User-Interface auf PC-Arbeitsstationen ist dabei ebenso für die erfolgreiche Einführung eines ECM-Systems verantwortlich, wie die Möglichkeit der Anbindung von Mobilgeräten jeder Art. Der Return-on-Investment (ROI) ist hier direkt von der Akzeptanz der eingesetzten Lösung durch die Mitarbeiter abhängig.

 

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